Bewaartermijn

 

Hoe lang moet u uw administratie bewaren? 

 

Persoonsgegevens na beŽindiging sollicitatieprocedure max. 4 weken zoals: 

sollicitatiebrieven, formulieren, correspondentie omtrent de sollicitatie, getuigschriften, verklaringen omtrent gedrag.

 

 Personeelsgegevens na het einde van de dienstbetrekking max. 2 jaar zoals:

arbeidsovereenkomst, cv, sollicitatiebrief, overzichten van vakantie- en Atv-dagen, getuigschriften, overzichten van ziekteverzuim.

 

Voor sommige gegevens uit een personeelsdossier bestaan geen wettelijke bewaartermijnen. Voor die gegevens geldt over het algemeen een bewaartermijn van twee jaar nadat het dienstverband is beŽindigd. Mochten die gegevens echter in een eerdere fase al niet meer nodig zijn, dan moet u ze direct verwijderen.

 

Er zijn ook uitzonderingen mogelijk:

  • Voor overheidsinstanties geldt de Archiefwet, waardoor gegevens alleen aan de hand van vernietigings- en selectielijsten kunnen worden vernietigd.
  • Wilt u afwijken van de hiervoor genoemde termijnen, dan kunt u daarover met de Belastingdienst schriftelijke afspraken maken.
  • Hebt u een conflict met een ex-werknemer en loopt er nog een rechtszaak, dan kan een werkgever de inhoud van het personeelsdossier langer bewaren.
  • Een werkgever mag de gegevens uit het personeelsdossier langer bewaren als de ex-werknemer daarvoor toestemming geeft.

Loonbelastingverklaringen en kopie van het identiteitsbewijs 5 jaar na het einde van de dienstbetrekking.

Art. 23a Uitvoeringsregeling loonbelasting

bewaren tot minstens 5 jaar na het einde van het kalenderjaar waarin de werkzaamheden van de betreffende werknemer zijn beŽindigd. Bijvoorbeeld: als de dienstbetrekking op 1 juli 2011 is geŽindigd, moet u de kopieŽn van het identiteitsbewijs in ieder geval bewaren tot en met 31 december 2016.

 

Dividendnota's (5 jaar)

Art. 3: Uitvoeringsbeschikking dividendbelasting

 

Jaarrekeningen en accountantsverklaringen (7jaar)

Art. 2:2394 BW

 

Winst- en verliesrekeningen (7jaar)

Art. 2:10 en 3:15a BW

 

De administratie na ontbinding van een rechtspersoon (7 jaar)

Art. 2:24 BW

 

Grootboeken, debiteuren- en crediteurenadministratie, in- en verkoopadministratie, voorraadadministratie en loonadministratie (7 jaar)

Art. 52 Wet Rijksbelastingen Art. 8 Douanewet

 

Facturen in verband met de omzetbelasting (7 jaar)

Art. 31 Uitvoeringsbeschikking omzetbelasting

 

Gegevens van bedrijfsmatig onroerend goed (10 jaar)

Art. 34a Wet op de omzetbelasting

 

Ledenadministratie van een coŲperatie met aansprakelijkheid van de leden (10 jaar)

Art. 2:61 BW

 

Subsidieadministratie (10 jaar)

Art. 4:69 Algemene Wet Bestuursrecht

 

PatiŽntendossiers (15 jaar)

Volgens de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (Wgbo) dienen patiŽntendossiers 15 jaar te worden bewaard.

Langer bewaren mag alleen als dat redelijkerwijs voortvloeit uit de zorg van een goed hulpverlener.

 

 

Aan deze publicatie kunnen geen rechten worden ontleend. Iedere gebruiker van deze informatie is verantwoordelijk voor juiste toepassing.